Het budget voor een bedrijfsworkation bepalen

Alieke Ingerman
6 december 2022
6 minuten leestijd

Voor je kunt bepalen hoeveel budget je nodig hebt voor je workation is het belangrijk om eerst het doel vast te stellen. Waarom wil je mensen samenbrengen? Wat moet het opleveren? Dit heeft namelijk invloed op hoe je de workation indeelt. Daarnaast zijn er een aantal vragen die je moet kunnen beantwoorden om vervolgens ook het prijskaartje te kunnen berekenen. Deze komen in deze blog allemaal aan bod.

Het doel van de workation

Voordat je praktisch na gaat denken over de bestemming, de reisduur en de invulling van het programma, moet je eerst nagaan wat het doel is van de workation. Ik geef een voorbeeld. Laatst kreeg ik een aanvraag van een bedrijf met 60 medewerkers die een maand remote wilden werken vanuit Thailand. Dat klinkt geweldig, maar ik heb gelijk wat vragen. Waarom een maand? Waarom Thailand? Maar de eerste vraag is wat de workation het bedrijf moet opleveren? Daarbij stonden verbinding, beloning en beter samenwerking in de teams centraal. Ook was het belangrijk dat ze goed bereikbaar bleven, want het waren consultants en de klanten moesten geen hinder ondervinden van deze reis. Dan is tijdsverschil niet ideaal. Een grote groep tegelijk sturen is wellicht ook niet handig, als je wil dat specifieke teams beter gaan samenwerken. Misschien kun je dan beter meerdere kleinere teams vormen en daarmee een week weg gaan, in Europa.

Er is geen goed of fout, het is belangrijk dat een workation zijn doel dient. Als het puur is voor de fun en een onvergetelijk ervaring dan is vrijwel alles mogelijk.

Verbinding versterken

Als je de verbinding tussen medewerkers onderling en de verbinding van je personeel met het bedrijf wil verbeteren dan is een remote werkavontuur daar het perfecte middel voor. In een ongedwongen setting komen de mooiste gesprekken tot stand.

Je leert je collega op een ander niveau kennen, wat vaak wat meer respect voor elkaar oplevert.

Gebruik een workation dan ook zeker om een brainstormsessie met elkaar te doen, de jaarplannen door te nemen of een strategische sessie met elkaar te doen. Een andere omgeving heeft een positieve impact op de creativiteit. Ook zul je zien dat iedereen meer ontspannen is en beter kan uitzoomen als je bepaalde projecten of uitdagingen wilt aanpakken.

Beloning van je team

Wat is nou een betere beloning voor al het harde werken dan een weekje met elkaar weg? Een ervaring blijft iemand langer bij dan een cadeau in de vorm van geld of spullen. Herinneringen maken met elkaar is nog veel meer waard. Of je nou in Nederland een gave accommodatie zoekt of met elkaar naar Spanje gaat. Een workation maakt impact. De kans dat een medewerker dit vertelt aan vrienden en familie is groot. Het maakt iemand trots en loyaal. Als het vervolgens ook nog eens op social media wordt gedeeld, ben je ook zichtbaar een interessante werkgever voor nieuw talent. Dubbele winst.

Team samenbrengen

Steeds meer organisaties werken decentraal. Niet iedereen zit op dezelfde werkplek en ziet elkaar. Soms werken bedrijven zelfs volledig online en zitten medewerkers niet eens in hetzelfde land. Dat kan zijn omdat iemand tijdelijk vanuit het buitenland werkt, of zelfs permanent ergens anders woont. Dan is een workation een mooi moment om iedereen op één plek samen te brengen.

Doel vertalen naar een programma

Als je weet waarom je met elkaar op workation wil, kun je dit doorvertalen naar een geschikt programma en vervolgens naar een passend budget. Working Remotely weet precies hoe je een werkweek het beste kunt indelen. Met een gezonde balans tussen werk en privé. Door een groot netwerk met lokale partners kunnen ze vervolgens de leukste groepsactiviteiten verzorgen, die ook weer bijdragen aan de doelstelling. Onderstaande vragen geven richting aan jouw ideale workation.

    1. Wat is je doel?

 

  1. Wat is de gewenste reisduur?
    • Hoe lang wil iemand weg zijn van huis?
    • Hoe lang wil je als collega’s samen zijn?
  2. Welke bestemming wil je heen?
    • Is tijdverschil een probleem?
    • Hoe lang mag de reistijd zijn?
    • Is duurzaam reizen belangrijk?
  3. Wat is de gewenste groepsgrootte?
    • Wil je allemaal tegelijk op workation?
    • Is verbinding maken in een klein team belangrijk?
  4. Wat zijn de wensen voor de accommodatie?
    • Moet de locatie exclusief voor jullie team zijn? (hoe groter de groep, hoe lastiger)
    • Welke faciliteiten vinden jullie belangrijk?
    • Welk comfortniveau is gewenst?
    • Kunnen collega’s een kamer delen?
  5. Welke activiteiten passen bij je organisatie?
    • Is teambuilding belangrijk?
    • Hoe luxe moet het zijn?
    • Hoeveel gezamenlijke activiteiten wil je doen?
  6. Wat is het maximale budget?
    • Betaalt de werkgever alles of er een eigen bijdrage?
    • Hoe hoog is die eigen bijdrage?
    • Welke regelingen/voordelen zijn er financieel mogelijk? (overleg met boekhouder)

Een slimme investering

Voor veel bedrijven zijn teambuilding en beloning de belangrijkste redenen voor een bedrijfs-workation. Daarnaast ligt de focus niet alleen op investeren in het behouden van de huidige medewerkers, maar ook aantrekken van nieuw personeel. Laten zien dat jij als werkgever veel vrijheid geeft en dit soort gave dingen doet met elkaar maakt je een aantrekkelijke werkgever. Als je dit online kenbaar maakt aan de buitenwereld trek je daarmee nieuw talent aan en profileer je je als interessante werkgever. Je kunt tijdens je remote werkavontuur sterke content maken voor je personal branding. Een workation is dus meer dan alleen een leuk uitje, het is bouwen aan je werkgeversmerk.

Een rekenvoorbeeld

Uitgaande van bovenstaande motieven is er een scenario te schetsen voor een workation die veel bedrijven aanspreekt. Vaak wordt er gekozen voor een villa, waardoor je met elkaar een exclusieve ruimte hebt. Spanje is de populairste bestemming, vooral Valencia. Die stad is erg in trek bij Nederlanders en staat op nummer 1 ter wereld als beste stad om te wonen momenteel. Gemiddeld duurt een workation ongeveer een week. De groep is meestal tussen 10 en 15 personen. We raden aan om circa 3 groepsactiviteiten per week te doen, bijvoorbeeld een fietstour, tapas proeverij en een sportieve hike.

De toegevoegde waarde van Working Remotely is het netwerk van accommodaties, activiteiten en de jarenlange ervaring in organisatie. Daardoor werken wij een stuk efficiënter dan wanneer iemand dit allemaal zelf moet uitzoeken. Het ontbreekt eigen medewerkers vaak aan expertise om alles goed te regelen en de tijd om dit allemaal te doen. Daarnaast krijgen wij de scherpste inkoopprijzen. In offertes van Working Remotely en onderstaande prijzen zitten onze uren verwerkt.

Prijs per persoon € 1200

  • Accommodatie € 450
  • Catering € 250
  • Activiteiten € 300
  • Lokaal transport € 200

Eigen bijdrage vliegticket € 150

Een workation is altijd maatwerk zodat het perfect aansluit bij de wensen van een bedrijf. Het hangt af van het type organisatie, de bedrijfsgrootte, de doelen, wensen en het budget. Net als bij een vakantie of bij een personeelsuitje kun je het zo gek maken als je zelf wilt. Alles erop en eraan en alles op kosten van de werkgever is mogelijk, maar je kunt ook werken met een kleiner budget en er voor kiezen om een eigen bijdrage van je medewerkers te vragen. Wij helpen jullie graag bij het maken van de juiste keuzes en regelen van jullie remote werkavontuur.

Meer informatie over de mogelijkheden vind je hier.

Terug naar overzicht