Veel werk kan online gedaan worden dus groeit de populariteit van workations en remote werken. Zo’n tijdelijke andere werkplek in het zonnetje, met mooi uitzicht of in de natuur klinkt natuurlijk heel aantrekkelijk. Zeker als je de kosten ook nog eens als zzp’er of bedrijf zakelijk kunt afschrijven. Maar hoe zit het met de financiële aspecten van een workation, en wat is aftrekbaar voor de belasting? In deze blog duiken we in de fiscale regels.
Let op: dit gaat om een workation van korte duur, dus tijdelijk remote werken, en niet om permanent vanuit het buitenland werken.
Financiële aspecten van een workation
Een workation houdt in dat je je werk verricht vanuit een andere locatie dan je gebruikelijke werkplek, meestal een bestemming die je normaal gesproken zou bezoeken voor vakantie. Dit kan variëren van een nabijgelegen stad tot een exotische bestemming in het buitenland. Het doel is om productief werken te combineren met ontspanning en nieuwe ervaringen. Het heeft hierdoor een zogenaamd gemengd karakter en is niet volledig een zakelijke reis.
Of een workation door de Belangdienst wordt gezien als zakelijke reis wordt per geval apart door hun bekeken en beoordeeld. In elk geval geldt dat de reis minstens 50% zakelijk moet zijn om kosten op de zaak te zetten. Het is niet voldoende als je zelf even behoefte had aan wat extra zonneschijn of een andere omgeving. De kosten die je maakt moeten logisch zijn voor jouw bedrijf en jouw werkzaamheden. Als architect kun je een bouwproject moeten bezoeken in Duitsland bijvoorbeeld, maar als kapper kun je een bezoek aan een theatervoorstelling in Spanje niet verantwoorden.
Bij het plannen van een werkvakantie zijn er verschillende kosten om rekening mee te houden:
- Vervoer: Vliegtickets, treinkaartjes, huurauto’s, en lokaal vervoer.
- Accommodatie: Hotels, appartementen, vakantiehuizen, of andere verblijven.
- Werkgerelateerde uitgaven: Internetkosten, co-working spaces, en mogelijk extra apparatuur of kantoormaterialen.
- Dagelijkse uitgaven: Eten, drinken en recreatieve activiteiten.
Wat is aftrekbaar voor de belasting?
Of een bepaalde uitgave aftrekbaar is voor de belasting, hangt af van de aard van je werk en de belastingregels. Aftrekposten zijn aantrekkelijk om de winst uit je onderneming te verlagen, waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Er zijn aftrekposten mogelijk voor workation, maar niet alles is zomaar aftrekbaar. Ook is er een drempelbedrag, waar je boven moet zitten. Hier zijn enkele algemene richtlijnen voor Nederlandse belastingplichtigen:
Vervoerskosten
- Zakelijk reizen: Als de reis noodzakelijk is voor je werk, bijvoorbeeld voor een zakelijke bijeenkomst of conferentie, dan zijn de vervoerskosten aftrekbaar.
- Combinatie reizen: Als je reis zowel een zakelijk als een privé doel dient, moet je de kosten naar rato splitsen. Alleen het zakelijke deel is aftrekbaar.
Accommodatie
- Werkplek: Als je accommodatie dient als tijdelijke werkplek en je kunt aantonen dat je daar substantieel hebt gewerkt, zijn de kosten (gedeeltelijk) aftrekbaar.
- Splitsing: Net als bij vervoerskosten moet je een redelijke splitsing maken tussen zakelijke en privé-uitgaven.
Werkgerelateerde uitgaven
- Internet en werkplekken: Extra kosten voor internet en het huren van co-working spaces zijn aftrekbaar als deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van je werk.
- Apparatuur en materialen: Aankopen van extra apparatuur, bijvoorbeeld een opklapbare laptopstandaard of klein toetsenbord, zijn aftrekbaar als je deze nodig hebt voor je werk.
Dagelijkse uitgaven
- Eten en drinken: Over het algemeen zijn kosten voor eten en drinken tijdens een workation niet aftrekbaar, tenzij het gaat om zakelijke lunches of diners.
- Recreatie: Als je op je nieuwe bestemming uitjes gaat doen zijn deze kosten voor eigen rekening en niet zakelijk aftrekbaar.
Als je dus met je lover je vakantie probeert weg te boeken als workation gaat dit je niet lukken. Maar als je een werkbezoek moet doen en hierbij een zakenlunch hebt kan dat wel. Houdt er rekening mee dat alleen het zakelijke deel van je workation aftrekbaar is. Als je na die zakenlunch een lokale jeepsafari gaat doen is dat privé en is dat voor eigen rekening.
Meer informatie hierover en de actuele drempelbedragen in 2024 vind je op de website van de Belastingdienst.
Documentatie en bewijsvoering
Belastingdiensten vragen om duidelijke documentatie om aftrekbare kosten te onderbouwen. Bewaar je bonnetje en eventueel facturen daarom goed. Houdt in je agenda bij wanneer je werkt en schrijf je werkuren op die manier goed op. Het is essentieel om een redelijke en verdedigbare splitsing van zakelijke en privé-uitgaven bij te houden. Ook zakelijke emails en notulen zijn belangrijk als bewijs. Hoe meer bewijs je hebt, hoe sterker je staat als er een eventuele controle plaatsvindt.
Gezien remote werken nog een relatief nieuwe trend is ontbreken soms nog de nodige richtlijnen en bevinden sommige situaties zich in een grijs gebied. Raadpleeg een belastingadviseur om ervoor te zorgen dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet en geen mogelijke aftrekposten misloopt.
Zo goedkoop mogelijk op workation
Kortom, er zijn best wat mogelijkheden om jouw workation financieel zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Een workation kan een geweldige manier zijn om werk en ontspanning te combineren, maar het is belangrijk om de financiële en belastingtechnische aspecten goed te begrijpen. Door zorgvuldig te plannen en de juiste documentatie bij te houden, kun je optimaal profiteren van je workation en tegelijkertijd voldoen aan de belastingregels. Naast de fiscale aspecten die in deze blog worden genoemd, zijn er ook creatieve manieren om zelfs gratis op workation te gaan! Lees hiervoor de volgende blogs:
- Gratis op workation, het kan
- Een workation zelf bepalen of je baas laten (mee)betalen?
- Gratis op workation door huis(dieren)oppas
Lijkt het jou geweldig om remote te kunnen werken, maar weet je niet precies hoe je dat aanpakt? Geen zorgen! De online cursus Remote Ready is er om je stap voor stap door het proces te loodsen. Leer hoe je jouw workation tot in de puntjes voorbereid, ontdek de perfecte bestemmingen en krijg tips om productief te blijven terwijl je werkt vanaf een prachtige locatie.
