Moet ik een workation zelf betalen?

Alieke Ingerman
1 juni 2022
8 minuten leestijd

Het lijkt je heerlijk om even vanuit het buitenland te werken, maar hoe zit het eigenlijk met de kosten? Welke kosten komen er bij kijken als je op workation wil? En minstens net zo belangrijk, wie gaat die kosten betalen? Dat het geld kost om vanaf een andere plek je werk te doen zal geen verrassing zijn, maar dat je dit wellicht niet of slechts gedeeltelijk uit je eigen portemonnee hoeft te betalen weten veel mensen niet.

Hoe dit precies in elkaar zit is per persoon verschillend. Ten eerste wordt dit bepaald door de manier waarop je je workation inricht, ten tweede door het feit of je in loondienst bent of voor jezelf werkt. In deze blog behandel ik beide en vertel ik je hoe je de kosten voor jezelf zo laag mogelijk kunt houden.

Hoeveel kost het?

Net als bij een vakantie kun je je workation zo gek maken als je zelf wil. Over het algemeen geldt dat hoe verder je weg gaat van huis, hoe duurder het wordt. Al is het alleen maar om de kosten van een eventueel vliegticket. Denk ook goed na over wanneer en hoe lang je gaat en naar wat voor soort accommodatie je wil gaan. Wil je uitrekenen wat deze trip je gaat kosten, houdt dan rekening met het volgende:

Je bestemming. In Europa is een vliegticket een stuk goedkoper dan naar bijvoorbeeld Bali.
Je reisperiode. Vlieg je midden in het hoogseizoen dan zul je altijd de hoogste prijs betalen.
Je reisduur. Ga je een weekje weg of wil je een maand gaan? Hoe langer je gaat, hoe duurder het wordt.
Je verblijf. Een chique appartement voor jezelf is duurder dan een hostel of coliving. Je kunt ook samen met iemand gaan en de kosten voor een eigen accommodatie splitten.
Je eigen woning. Misschien wil je die wel verhuren of past een bekend op je huis tegen een bepaalde vergoeding, daarmee creëer je extra inkomsten en bespaar je op kosten.
Uitgavenpatroon. Als je elke dag uitgebreid uit eten gaat en veel activiteiten gaat doen dan vliegt het geld er uit. Je kunt ook zelf koken of je uitjes beperken tot strandwandelingen.
Bepaal je budget. Ik kan niet in jouw portemonnee kijken. Bepaal zelf hoeveel je er aan uit wil geven en maak vooraf een goede inschatting van de kosten.

Wat levert het op

Werken vanaf een andere plek levert je een enorme energieboost op. Een andere omgeving doet een mens altijd goed. Weg uit de sleur, nieuwe prikkels en ervaringen opdoen. Je kunt reizen en nieuwe dingen zien in combinatie met je werk. Ik kan je uit eigen ervaringen vertellen dat je in een andere omgeving veel minder stress ervaart, dat gebeurd echt vanzelf! En voor de salestijgers onder ons levert het ook in letterlijke zin wat op, want je werk loopt gewoon door dus je kunt alsnog geld binnenhalen.

Wat overigens ook fijn is aan de combinatie van werken en reizen, je hoeft niet vooruit te werken vanwege afwezigheid, of daarna extra hard te werken om je achterstand weer in te halen. Dat vind ik zelf tenminste altijd heel vervelend. Je probeert zo hard om je vakantiegevoel vast te houden, maar binnen 1 dag zit je weer tot over je oren in het werk en voel je de stress terugkomen.

Moet ik alles zelf betalen?

Nu wordt het interessant. Er zijn namelijk best wat mogelijkheden waardoor het jou minder geld hoeft te kosten, zowel als je in loondienst bent of freelancer. Dat klinkt misschien te mooi om waar te zijn, maar dat is het niet. Er wordt alleen nog relatief weinig gebruik van gemaakt en daarom is het wat minder bekend. Hieronder leg ik je precies uit hoe het zit, eerst voor degene die in loondienst zijn, daarna voor zzp’ers. Het gaat hier om een tijdelijk verblijf in het buitenland van maximaal 3 maanden, voor lange termijn gelden namelijk andere regels.

Sowieso zijn tijdens de workation alleen de zakelijke kosten aftrekbaar voor de belasting en moeten het logische uitgaven zijn. Wat je uitgeeft in vrije tijd telt daarbij niet mee. Of het aftrekbaar is is voor iedere onderneming anders en afhankelijk van jouw specifieke situatie. Bekijk hiervoor informatie bij de Belastingdienst.

Mogelijkheden voor werknemers

Het werken op afstand is de laatste tijd steeds normaler geworden. Veel bedrijven zijn heel flexibel geworden in de werkplek. Dat kan dus ook tijdelijk vanuit het buitenland zijn. Misschien is het nog nodig om je baas te overtuigen van de vele voordelen, maar hopelijk is remote werken bij jouw bedrijf iets waar ze geen probleem mee hebben. Doordat workations steeds populairder worden, worden werkgevers ook steeds ruimdenkender in de financiële kant ervan. Hierbij een aantal interessante regelingen om zeker eens met je baas te bespreken:

– Hecht jouw werkgever veel waarde aan werkgeluk, dan heb je dikke kans dat er mogelijkheden zijn voor een vergoeding van een deel van de kosten. Het draagt immers bij aan jouw werkgeluk en -plezier. De hele rekening betalen lijkt me niet heel realistisch, maar gedeeltelijk kan wel. Check hiervoor bij je leidinggevende of HR wat de mogelijkheden zijn.

– Iedereen heeft een opleidingsbudget, wat dient voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Vorige week sprak ik nog een werkgever die de regels hiervan zodanig heeft aangepast, dat dit ook voor remote werken gebruikt kan worden. Wat best logisch is, want jezelf ontwikkelen doe je absoluut als je op reis gaat. Je kunt dit ook concreet maken door doelstellingen te bepalen waar je specifiek aan gaat werken, een online cursus te volgen over iets wat in lijn ligt met jouw ontwikkeling, persoonlijke acties te formuleren of reflectie. Dus op naar HR en grijp je kans!

– Vooruitstrevende bedrijven zien zoveel kansen in workations dat ze alle kosten vergoeden. Dat lees je ook in de blog van Sam die ik onlangs plaatste. Zijn werkgever betaalt zijn hele maand in Barcelona voor alle medewerkers die dit willen!

– Via de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan je werknemers geven. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Lees hier meer over de werkkostenregeling en of deze toepasbaar is.

– Een werkgever kan er ook voor kiezen om een gehele workation voor het team of een afdeling te verzorgen. De kosten zijn dan grotendeels voor de werkgever uiteraard. Die kan hooguit van je vragen om een deel zelf te betalen, zoals bijvoorbeeld je vliegticket. Doorgaans is dit maximaal €300. Of een bedrijf iets door een medewerker zelf laat betalen is de keuze van de werkgever.

– Aanvullend daarop kan je werkgever er voor kiezen om nog meer waarde uit de workation te halen door de groep een opdracht te geven. Dit kan zijn om te brainstormen over een specifiek project, uitdaging of kans. Een andere omgeving is bij uitstek de beste plek om creatief te denken en met elkaar tot mooie ideeën en inzichten te komen.

Hoe mooi zou het zijn als je de factuur voor jouw workation kunt doorsturen naar je werkgever? Misschien heb je hier nog helemaal niet bij stilgestaan, maar hopelijk staan hierboven voldoende handvatten om het op zijn minst aan te kaarten op je werk. Misschien is er veel meer mogelijk dan jij nu weet. Of zet het aan tot nadenken bij jouw baas en brengt het een positieve verandering teweeg.

ZZP/ondernemer

Als je voor jezelf werkt probeer je natuurlijk je eigen kosten zo laag mogelijk te houden. Maar investeren in jezelf is heel belangrijk. Je hebt je eigen ontwikkeling in de hand. Tijdens een workation kun je dan ook niet alleen je dagelijkse werk doen, maar ook juist aan je bedrijf werken. Je workation kun je (deels) als zakelijke kosten indienen. Het is een investering in je bedrijf. Hoe dit precies zit is per bedrijf verschillend, vraag hierin je belastingadviseur om advies.

Een workation is een mooie gelegenheid om even uit te zoomen, of juist aan een specifieke opdracht te werken of nieuwe inzichten te krijgen. Een andere omgeving is daar de ideale plek voor. Je kunt dat alleen doen, maar ook in een groep. In een eerdere groeps-workation waren er meerdere ondernemers die precies om die redenen remote gingen werken.

Je ontmoet andere professionals, leert nieuwe mensen kennen, doet kennis op en tegelijk ben je aan het netwerken.

Zeker als startende ondernemer is het fijn om zo’n reis met andere mensen te doen. Je hebt ongetwijfeld momenten waarop je even hardop wil nadenken over bepaalde dingen of vastloopt. Hoe fijn om dit tijdens je workation met andere professionals te doen. Ik heb er zelf heel bewust voor gekozen om tijdens mijn groeps-workations geen workshops in te plannen om hieraan te werken, maar laat dit op een natuurlijke manier verlopen. Die goede gesprekken ontstaan namelijk sowieso wel als je met elkaar in een huis zit. Dan is het fijn als daar minder druk op ligt, maar spontaan ontstaat.

Eigen rekening

Helaas pindakaas, er is ook een mogelijkheid dat je jouw workation zelf moet betalen. Maar niet getreurd, want dit is de beste investering die je in jezelf kan doen. Tuurlijk, het geld is weg, maar je krijgt er veel voor terug en daarom moet je het zien als investering. Je leert nieuwe mensen kennen, bent op een fantastische plek, doet een onwijs gave ervaring op en komt waarschijnlijk een paar tinten bruiner terug. En voor de loonslaven onder ons, het kost je in ieder geval geen vakantiedagen! Dat alleen al was voor mij reden genoeg om het te doen.

Terug naar overzicht

Blue Sky Monday

Wil jij in januari aan Blue Monday ontsnappen en juist genieten van een geweldige workation in het Spaanse zonnetje? Bekijk snel deze tijdelijk actie voor jullie bedrijfsworkation!