Het vormen van een remote werk beleid

Alieke Ingerman
19 juni 2023
7 minuten leestijd

Een remote werk beleid, heb jij dat al? De workation trend zet onverminderd door. Sterker nog, remote werken wordt steeds populairder. Niet alleen als individu, maar ook als bedrijf. Als werkgever moet je dus iets vinden van deze trend. En daar een beleid voor maken of regels voor opstellen. Dat hoeft niet direct een boekwerk op papier te zijn, maar nadenken over wat je als bedrijf vindt van workations is wel nodig.

Behoeften van je medewerkers

Weet jij als leidinggevende, eigenaar, managing director of HR manager welke behoeften er zijn bij de medewerkers rondom remote werken? Vaak merken wij nog van niet. Workations zijn nog relatief nieuw en daarom zijn veel mensen nog zoekende naar wat er wel en niet mogelijk is. Dat geldt zowel voor medewerkers als de werkgevers. Een gesprek aangaan over behoeften is hierbij de eerste stap. De wensen van remote werken zijn heel persoonlijk en verschillen soms behoorlijk. Doe hierbij geen aannames en zorg dat je gaat achterhalen welke wensen er echt zijn. Dan pas kun je de spelregels bepalen. 

 

Vormen van remote werken

De één wil graag een weekje naar Spanje, de ander 3 maanden naar Bali. De duur van een remote werkavontuur heeft grote invloed op de gevolgen van remote werken vanuit het buitenland. Bij veel bedrijven werkt het personeel nu 50 % thuis en 50 % op kantoor. Wanneer je een week vanaf een andere plek gaat werken mis je hooguit 2 à 3 dagen op kantoor. Dat is te overzien. Een week of 2 weken is ook al heerlijk om even uit je eigen omgeving te zijn en levert je een dosis energie en creativiteit op. 

Als iemand een flink aantal maanden naar het buitenland wil dan heeft dat grotere gevolgen. Nogmaals, niks is goed of fout, het heeft alleen een andere impact. Zeker als je dusdanig lang weg gaat dat er een werkvergunning nodig is. Maar meestal is dat tot een periode van 3 maanden niet nodig. Wel moet je goed nadenken over hoe je verbinding met je team en je klanten gaat behouden. Niet alle klanten vinden dit prettig of omarmen remote werken. Ook dat is belangrijk om in overweging te nemen.

Randvoorwaarden opstellen

Zoveel mensen zoveel wensen. Kleinere organisaties hebben de mogelijkheid om mee te bewegen met persoonlijke wensen, maar als grotere organisatie zul je een beleid moeten opstellen. Daardoor is voor iedereen duidelijk wat de mogelijkheden en bijbehorende kaders zijn. Dat wil niet zeggen dat de deur dicht zit voor degene die toch net wat andere wensen hebben, maar richtlijnen in de mogelijkheden zijn wel nodig. En logisch. 

Als de één een maand naar Bonaire mag, dan mag de ander dat ook. Voor je het weet zit je hele bedrijf verspreid over de wereld! Een scenario waar menig werkgever nu over nadenkt. Maar is dat wel zo? Heeft iedereen de wens om op workation te gaan? Mijn ervaring is van niet. Niet iedereen wil reizen, weg zijn van huis, zonder gezin weg of werken in een andere omgeving. En als wel ie-der-een weg wil en vanaf een andere plek wil werken, is dat dan erg? Of zijn daar spelregels voor op te stellen zodat je alsnog productief werkt en goed kunt samenwerken. 

 

Het beleid van 3 bedrijven

Wij spraken 3 uiteenlopende werkgevers over hun remote werk beleid: Independer, Whello en Adwise. Verschillend in grootte, werkcultuur en in hun standpunt ten opzichte van remote werken. Ieder hebben ze eigen kaders bepaald over remote werken, zodat deze aansluiten op hun bedrijfsstrategie. 

Whello snapt de meerwaarde van een workation

Whello is een online marketing bureau in Amsterdam met 35 medewerkers. Working Remotely verzorgde eerder hun workation naar Valencia. “We juichen workations toe! 

We hebben jaren geleden al werkweekjes in Spanje als experiment gedraaid om te kijken of we met het team de normale targets en het service level konden halen terwijl we op afstand waren. Het resultaat was buitengewoon; performance minimaal hetzelfde t.o.v. werken in kantoor Amsterdam of beter. Belangrijker was dat er een enorme verbinding is ontstaan tussen de Whello’ers. Het voordeel van “vakantie-setting” was de ongedwongen sfeer waarin er veel aan teambuilding gebeurde.” Aldus Steven Neeteson, managing partner Whello. Nu is het een vast onderdeel van werken bij Whello. 

Neeteson geeft aan dat er bij Whello geen uitdagingen meer zijn rondom workations. “Het is getest en bewezen. Workations en op afstand werken zijn een vast onderdeel van onze cultuur geworden. Als advies naar andere ondernemers zal ik vooral erop letten dat het team gaat met de juiste verwachtingen; het is geen weekje vakantie, je gaat gewoon aan het werk met z’n allen, maar onder enorm fijne omstandigheden. Zorg dat je hulp krijgt bij het organiseren van de locatie en activiteiten zodat er geen verrassingen komen tijdens het verblijf zoals falend internet of tegenvallende faciliteiten.”

Independer heeft realistische kaders 

Bij Independer vergelijk je verzekeringen, energie, telecom, hypotheken en andere financiële producten. Ik sprak hierover met Marie-Louise Verbeek, directeur Cultuur & Collega en Blije Klant. Bij Independer zijn ze enthousiast over remote werken en delen ze graag de kaders hiervoor die ze hebben:

  • 2x 3 weken per jaar (niet aaneengesloten)
  • Internetvergoeding wordt doorbetaald (€25 per maand, pro rato)
  • Je werkt via een beveiligde verbinding, hier ben je zelf verantwoordelijk voor
  • Minimaal 50% van je werktijd bereikbaar tussen 08.30 – 17.00 uur Nederlandse tijd
  • Altijd in overleg met leidinggevende
  • Je bent zelf verantwoordelijk voor een goede/ergonomische werkplek en dat je de juiste spullen meeneemt

Vrijheid en verantwoordelijkheid voorop bij Adwise

“With freedom comes responsibility”, dat is de visie van Adwise op remote werken. Ik sprak Leonie Kranenberg, Director People & Culture. Zij geeft aan dat vertrouwen de basis is voor een goede samenwerking. Er is bewust geen remote werkbeleid op papier. En toch verloopt alles bij de 140 medewerkers heel soepel. Door een hechte onderlinge band is er sociale controle. Ben jij aan het verzaken tijdens je workation? Dan zullen je teamleden daar wat van zeggen. En terecht. 

Het is je eigen verantwoordelijkheid om goed na te denken of een workation op een goed moment komt. Wanneer je net een belangrijke meeting hebt of met elkaar werkt aan een complex vraagstuk kun je zelf ook bedenken dat dit niet het moment is om weg te gaan. Gebruik daarin je gezond verstand. Maar als jij na je vakantie in Spanje nog een weekje langer wil blijven, of 3 keer per jaar naar Panama gaat omdat je daar lang hebt gewoond, dan houdt Adwise je zeker niet tegen. Die beseffen maar al te goed dat deze flexibiliteit en vrijheid het personeel veel waard is en bijdraagt aan de retentie van medewerkers.

Mijn eigen ervaring bij Frankwatching

Ik heb zelf jarenlang met veel plezier gewerkt bij Frankwatching, een platform voor marketing en communicatie, waarbij ik regelmatig op workation ging. Hier werkte als eventmanager en had ik dus regelmatig momenten waarop ik echt op locatie in Nederland moest zijn, maar ook genoeg vrijheid om daaromheen te gaan reizen. Van een weekje met collega’s naar Kroatië, tot 3 maanden solo reizen door Spanje. Echt regels waren er niet. Maar geen beleid is ook een beleid. Het draait om vertrouwen. Zowel van de eigenaar van het bedrijf, als je manager, als je collega’s. Met elkaar behaal je mooie resultaten, waarin ieder aandeel in evenwicht moet zijn. Verzaken is geen optie. Geloof mij, juist vanuit je workation bestemming wil je extra hard laten zien dat je wel degelijk gewoon aan het werk bent. 

Een workation beleid ontwikkelen

Ik snap de angst van veel bedrijven om veel vrijheid te geven, maar toch lijkt dat voor veel bedrijven goed te werken. Kaders zijn goed, vrijheid is beter. Dan komt je eigen verantwoordelijk om de hoek kijken en kun je echt laten zien wat je waard bent. Werkte het niet en leverde iemand slechte prestaties? Dan leer je daar samen van en kijk je hoe je dit in het vervolg beter kunt doen. Of je succesvol remote kunt werken is heel persoonsgebonden. 

Houdt je de deur voor remote werken volledig dicht of zijn je randvoorwaarden dusdanig strikt dat je amper beweegruimte hebt, dan zal iemand overstappen naar de concurrent. Zeker in deze tijd. Daarmee zeg ik niet dat je remote werken altijd moet toestaan, maar overweeg je keuzes goed en wees je bewust van de mogelijke gevolgen. 

Efficiënt op workation? Een goede voorbereiding is het halve werk! Bekijk hier het stappenplan voor een succesvolle workation. Hulp nodig met het opstellen van je beleid, daarbij helpen we je graag. 

Terug naar overzicht

Nieuwsbrief ontvangen?

Wil jij op de hoogte blijven van acties, de laatste nieuwtjes en inspiratie over remote werken? Schrijf je dan in voor de maandelijkse nieuwsbrief.