Steeds meer bedrijven zijn zoekende naar een beleid en/of regels (al dan niet op papier) voor remote werken en workations. Want wat zijn de juridische workation spelregels? De behoefte aan vrijheid bij werknemers om overal je werk te kunnen doen groeit. Daarbij is er regelmatig de wens om een periode vanuit het buitenland te werken, lang of kort. Om je op weg te helpen de juiste randvoorwaarden op te stellen, interviewde ik arbeidsrechtadvocaat Suzanne Meijers. Eerder namen wij ook al samen een podcast op onder dit vraagstuk.
Wat wordt er verstaan onder een workation?
Wat is een workation nou precies? En zit er een limiet aan de duur hiervan? Workation heeft geen wettelijke definitie en het is ook nog eens een vrij nieuw fenomeen in het arbeidsrecht. Dat maakt dat er geen regels zijn over de duur van een workation. Maar je kunt je wel voorstellen dat het in de regel gaat om een paar weken tot maximaal een paar maanden. Over het algemeen gaat je werknemer deels met vakantie en gedeeltelijk ook aan het werk.
Wanneer mag je een workation weigeren?
Kort door de bocht mag je een verzoek weigeren op elke redelijke grond. Maar dat is niet altijd een goed idee. Denk aan de onderlinge verhoudingen. En het kan juist een goede extra arbeidsvoorwaarde zijn om mensen aan je organisatie te binden.
Waarom is het nuttig om een workation beleid te vormen als bedrijf?
Je merkt dat steeds meer werknemers vragen om een workation. Besluit je de optie tot workation standaard als arbeidsvoorwaarde aan te bieden dan is het altijd een goed idee om de spelregels vast te leggen in een beleid.
In deze blog vind je voorbeelden van de workation regels van drie bedrijven die Alieke eerder sprak. Zij delen hun regels en visie op remote werken en geven praktische voorbeelden van hun randvoorwaarden.
Wat is raadzaam om in een workation beleid op te nemen?
Ik raad aan in ieder geval bij de volgende vragen stil te staan en daarover iets te regelen:
- Geldt de regeling voor elke werknemer of alleen als hij/zij/X al een bepaalde tijd voor je werkt?
- Hoe vraagt je werknemer het aan en wie gaat over de toestemming?
- Hoeveel weken of maanden mag je werknemer maximaal op workation?
- Hoe zorg je voor voldoende beveiliging op ICT-vlak?
- Wat spreek je af over de bereikbaarheid?
- Is er sprake van een professionele setting zonder ruis van bijvoorbeeld een koffietentje als er online meetings zijn?
- Wat te doen als je werknemer ziek wordt tijdens de workation?
- Neemt je werknemer deels vakantiedagen of ander (on)betaald verlof op?
Er zijn misschien ook fiscale of sociaalzekerheidsrechtelijke regels waar je aan moet denken. Dat is ook afhankelijk van de duur van de workation en het land dat wordt bezocht.
Welke kaders zijn handig om te stellen voor een workation?
Welke randvoorwaarden gelden er doorgaan voor een workation en welke kaders moet je stellen? Het antwoord hierop hangt samen met het antwoord op de vorige vraag. Een paar punten zijn extra belangrijk.
Want als je werknemer ziek wordt voor vertrek of ziek is op het moment van aanvraag dan is het geen goed idee om hem te laten vertrekken. Vooral omdat het lastig is om op afstand over en weer te voldoen aan re-integratieverplichtingen.
In de Provence is natuurlijk geen tijdsverschil. Gaat je werknemer vanuit Bali werken, dan is dat er wel. Hoe dan ook kun je er niet omheen dat je werknemer niet continu bereikbaar is. Sturen op output is dus belangrijk. Daarnaast is het zaak goede afspraken te maken over de (online) aanwezigheid bij eventuele meetings. Het is eenvoudig om vooraf af te stemmen dat je werknemer één of twee dagdelen in de week op gezette tijden bereikbaar is.
Hoe zit het met opname van vakantie en andere vormen van verlof?
Dat is natuurlijk niet anders dan hoe je het regelt als een werknemer in Nederland werkt. Maar zeker met een workation kan het zijn dat werk en vakantietijd door elkaar heen lopen en het niet meer helemaal duidelijk is welk etiket je erop kunt plakken.
Spreek daarom vooraf goed met elkaar af hoe je het regelt met opname van vakantiedagen. Je werknemer moet namelijk ook voldoende tijd krijgen om te herstellen en jij wil niet met een verlofstuwmeer blijven zitten, omdat je werknemer de hele tijd aan het werk is op het vakantieadres. Misschien is onbetaald verlof een optie als het verlofsaldo onvoldoende is.
Zijn er praktische verplichtingen?
Moet je bijvoorbeeld afspraken maken over de internetverbinding en de ergonomische werkplek? Zeker. Je moet goed met elkaar afspreken vanuit waar je werknemer mag werken. Is er een goede internetverbinding en gebruikt hij daarvoor zijn eigen databundel of die van het bedrijf? Natuurlijk moet ook de veiligheid op orde zijn.
Natuurlijk hoef je de werkplek niet helemaal ergonomisch in te richten, zoals dat op kantoor of op de thuiswerkplek geregeld is. Tegelijkertijd wil je ook voorkomen dat je werknemer continu op de rand van het zwembad over de laptop gebogen zit en daardoor nekklachten krijgt. Stel deze zorg dus vooraf aan de orde.
Welke uitdagingen spelen rondom workations/remote werken?
Door het vele thuiswerken, zijn de meeste bedrijven inmiddels gewend dat er niet een continue controle of zicht is op wat je werknemer doet. Door workations gaat dit nog een stapje verder. Als de workations in duur beperkt zijn, lijkt mij dat de juridische uitdagingen ook te overzien zijn. Als je als organisatie een duidelijk beleid hebt, kun je een mooie arbeidsvoorwaarde bieden.
De workation regels in het kort
Als je het verzoek om een workation toewijst, maak je in ieder geval goede afspraken over: de beschikbaarheid, het internet, de werkplek en de verwachtingen over de werkzaamheden. Dit zijn belangrijke workation regels om af te stemmen.
Als je het verzoek afwijst, mag je dat voorlopig doen zonder veel uitleg. Over het algemeen zal dat de verhoudingen waarschijnlijk geen goed doen. Het is dus verstandig om op zijn minst je werknemer mee te nemen in je gedachten en hoe je redelijkerwijs tot de afwijzing komt.
Luister ook de podcast
Voor NRC namen Alieke en Suzanne samen een podcast op over workation regels. Want waar moet je als werkgever en werknemer allemaal aan denken bij een workation? Luister hier de podcast.
Suzanne Meijers is arbeidsrechtadvocaat en auteur van het boek ‘Geen gedoe met personeel, arbeidsrecht voor ondernemers’. Ze blogt regelmatig over actuele onderwerpen via haar website. Ook weten media haar regelmatig te vinden voor arbeidsrechtelijke input.
