Ik werk nu 8 jaar als digital nomad en één ding weet ik zeker: de vrijheid van het remote werken ga ik nooit meer omruilen voor een kantoortuin. Al zie ik het werken op afstand ook bij veel mede-ondernemers mis gaan, die toch nog te veel blijven hangen in de vakantiesfeer. Het is een levensstijl waarin vrijheid en verantwoordelijkheid hand in hand gaan. Je bepaalt zelf waar je werkt, met wie je samenwerkt en hoe je dag eruit ziet, maar je moet ook zelf alles regelen. Van je klantwerving tot je zakelijke administratie.
Steeds meer mensen gaan vanuit huis, flexibel of vanuit het buitenland werken. In dit artikel neem ik je mee in wat remote werken als ondernemer je oplevert, welke valkuilen ik onderweg ben tegengekomen (en zie bij anderen) en hoe je een specifiek, praktisch probleem oplost: je zakelijke adres.
De voordelen: waarom steeds meer ondernemers de grens over gaan
Laat ik beginnen met het goede nieuws, want dat is er genoeg. Werken vanuit het buitenland geeft je een vrijheid die je op kantoor nooit zult vinden. Je kiest je eigen tijdzone, je eigen dagindeling en je eigen omgeving. De ene week werk ik als digital nomad vanuit een strandtent in Spanje, de andere maand vanuit een coworking space in Zanzibar. Je kunt zelf bepalen waar je werkt en op die manier veel van de wereld zien.
Niet alleen persoonlijk, maar ook zeker zakelijk brengt dit je mooie nieuwe ervaringen. Je netwerk wordt internationaler, je blik verbreedt en je leert improviseren op een manier die je thuis nooit zou doen. Veel ondernemers die ik spreek merken dat hun productiviteit juist toeneemt zodra ze weg zijn van de dagelijkse afleidingen thuis. Geen verplichte verjaardagen, geen sleur, geen constante prikkels van je vaste omgeving.
En dan is er nog de financiële kant: de kosten van levensonderhoud liggen in veel landen een stuk lager dan in Nederland, terwijl je in euro’s blijft factureren. Denk bijvoorbeeld aan landen als Portugal, Bali en Thailand. Voor veel zzp’ers en kleine ondernemers is dat een enorm verschil op de bankrekening en naast het betere klimaat een van de voornaamste redenen om vanuit het buitenland te werken.
De valkuilen: wat niemand je van tevoren vertelt
Ondanks dat remote werken er op social media altijd uitziet als een succesverhaal, kent werken vanuit het buitenland ook flinke valkuilen. Er gaat genoeg mis, waar je niets over leest of ziet op internet. Zelf heb ik gaandeweg ook genoeg misstappen gemaakt.
De eerste is eenzaamheid. Je mist je vaste sociale structuur en het kost energie om steeds opnieuw connecties te maken. Zeker als je regelmatig van locatie wisselt of continu op reis bent. De tweede is discipline: zonder kantoor, zonder collega’s die je in de gaten houden, moet je zelf de motivatie vinden om te blijven werken. Dat klinkt makkelijker dan het is, zeker als de zon schijnt en het strand 5 minuten lopen is. Zorg daarom dat je optrekt met gelijkgestemde ondernemers, om te kunnen sparren en te leren van elkaar.
Dan zijn er de praktische valkuilen. Internetverbindingen die tegenvallen, tijdzones die je planning in de war schoppen en het vinden van een fijne werkplek tijdens het reizen. En vergeet ook deze valkuil niet: onderschatten hoeveel administratie er eigenlijk bij komt kijken zodra je Nederland verlaat, terwijl je bedrijf hier wel geregistreerd blijft. Ik heb helaas zelf al een keer meegemaakt dat ik een belangrijke brief van de Belastingdienst heb gemist, die thuis was bezorgd terwijl ik 2 maanden in Afrika was. Dat was een kostbare misser.
De uitdagingen voor ondernemers in het buitenland
Als werknemer kun je vaak gewoon vanuit het buitenland werken zonder al te veel gedoe (fiscale nuances daargelaten). Als ondernemer ligt dat anders. Jij bént je bedrijf. Dat betekent dat bepaalde vragen voor jou heel relevant zijn:
Blijft mijn KVK-inschrijving geldig als ik niet meer in Nederland woon? Wat gebeurt er met mijn zakelijke post? Hoe zorg ik dat klanten en leveranciers me serieus nemen als ik geen vast kantoor heb? En mag ik mijn privéadres eigenlijk wel gebruiken voor mijn KVK-inschrijving als ik daar niet meer woon, of als ik dat om privacyredenen liever niet wil?
Dat laatste punt onderschatten veel starters. Je KVK-inschrijving is openbaar. Iedereen kan je adres opzoeken, inclusief mensen die je liever niet aan de deur hebt. Voor wie vanuit het buitenland werkt, komt daar nog wat bij: wonen op een adres dat niet meer bestaat of niet meer van jou is, is geen optie voor je bedrijfsregistratie.
Praktische zaken regelen: je zakelijke adres op orde
Zo vaak is mij al gezegd “regel je administratie goed”, een dooddoener als niemand je vertelt hóe. Eén van de eerste dingen die ik iedereen aanraad die vanuit het buitenland wil ondernemen: zorg voor een apart zakelijk adres, los van waar je toevallig slaapt. Dit doe je eenvoudig bij Postadres.nl. Zij bieden een officieel vestigingsadres dat geschikt is voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel, op representatieve locaties in Nederland. Op deze manier kun je je post laten doorsturen of digitaal ontvangen. Denk aan post van verzekeringen, belastingen, leveranciers en van je klanten.
Wat dit in de praktijk ook oplost is dat je jouw privéadres privé houdt. Je hoeft niet meer bang te zijn dat klanten, leveranciers of nieuwsgierige types via de KVK je huisadres kunnen opzoeken, of erger, voor de deur staan. Zeker als je met enige regelmaat van locatie wisselt, wil je niet dat je bedrijfsregistratie een adres toont waar je allang niet meer woont.
Je oogt professioneel. Een adres op een centrale, representatieve locatie doet iets met hoe klanten je bedrijf zien, ook op Google Maps. Voor een ondernemer die zijn geloofwaardigheid grotendeels online moet opbouwen, is dat geen overbodige luxe. Je post wordt gewoon geregeld. Je hebt geen kantoor nodig om toch een serieus vestigingsadres te hebben; je post wordt veilig ontvangen en verwerkt terwijl jij werkt vanaf waar je maar wilt.
Een belangrijke nuance: het is niet alleen een postbus
Wat vaak wordt onderschat is dat een postadres gebruiken voor je KVK-inschrijving geen kwestie is van adres kopen en klaar. De KVK vraagt dat er daadwerkelijk voldoende zakelijke activiteiten plaatsvinden op het vestigingsadres. Wat “voldoende” precies betekent is een grijs gebied, maar met alleen een postadres, of een werkplek die je af en toe incidenteel huurt, loop je risico.
Woon je bovendien zelf in het buitenland? Dan wil de KVK ook zien dat er voldoende zakelijke binding met Nederland is om je bedrijf hier te (blijven) vestigen. Ook hiervoor geldt dat er geen harde definitie is, maar de zakelijke activiteiten moeten wel degelijk in Nederland plaatsvinden en specifiek op dat vestigingsadres.
Dit is precies waar Postadres.nl een stap verder gaat dan een simpele postbus. Via hun bedrijvencentra faciliteren ze die zakelijke activiteit, zodat je niet alleen een adres hebt, maar ook daadwerkelijk kunt voldoen aan wat er van je gevraagd wordt. Twijfel je over jouw specifieke situatie, zeker met een woonplaats in het buitenland? Bespreek dat dan sowieso met een belastingadviseur, want dit is echt maatwerk.
Kun je bij emigratie je Nederlandse bedrijf behouden?
Steeds meer Nederlanders wonen (tijdelijk) in Spanje, Zweden, Indonesië of Dubai, maar willen hun Nederlandse onderneming behouden. Dat kan in bepaalde situaties, het hangt af van je persoonlijke situatie en vooral van waar je bedrijfsactiviteiten daadwerkelijk plaatsvinden. Bezoek je nog regelmatig Nederlandse klanten, voer je hier opdrachten uit of werk je periodes vanuit Nederland? Dan kan een Nederlands bezoekadres onderdeel zijn van je bedrijfsvoering. Maar let wel op, want de KVK beoordeelt per situatie of er voldoende bedrijfsactiviteiten in Nederland zijn en kan om bewijs vragen. Woon en werk je volledig in het buitenland, dan kun je niet op basis van Nederlandse klánten een Nederlands bezoekadres claimen, dat telt niet.
Precies daarom is het verschil tussen een postbus en een echte bedrijfslocatie erg belangrijk. Bij Postadres.nl krijg je een professionele Nederlandse bedrijfslocatie waar je ook daadwerkelijk kunt (flex)werken, klanten ontvangen en vergaderen, plus verzorging van je zakelijke post zodat je vanaf de andere kant van de wereld bereikbaar blijft.
Regel de praktische zaken goed
Werken vanuit het buitenland als ondernemer is een van de mooiste keuzes die ik ooit heb gemaakt, maar het vraagt wel dat je je zaakjes op orde hebt en jezelf niet onnodig in de problemen brengt. Dat hoeft niet heel ingewikkeld te zijn, maar je bent wel zelf verantwoordelijk voor dingen die je als werknemer nooit hoefde te regelen.
Een zakelijk adres is zo’n voorbeeld: het lijkt misschien klein op papier, maar het bepaalt of je privacy beschermd blijft, of je professioneel overkomt en of je administratie klopt. Wil je zelf uitzoeken of een postadres bij jouw situatie past? Kijk dan eens op Postadres.nl en bespreek de fiscale kant altijd even met een adviseur die jouw situatie kent.
Meer informatie over de praktische zaken van remote werken
Werken vanuit het buitenland en belastingen. Hoe zit dat precies?
Welke gear heb je als digital nomad nodig voor je remote werkplek?
