Stephanie Maatman is Virtual Assistent (VA), waarbij ze ondernemers helpt met ondersteunende taken in hun bedrijf. Ze woont al 8 jaar in Spanje, maar gaat binnenkort weer verre reizen maken. Als VA met je eigen bedrijf kun je tenslotte volledig online werken en werken waar je maar wilt. In deze blog deelt ze haar ervaringen en tips over hoe jij ook kunt beginnen als VA en een succesvolle locatie-onafhankelijke baan kunt creëren.
Het begin: een callcenter baan in Spanje
Negen jaar geleden verhuisde ik naar Spanje met één doel: Spaans leren. Ik schreef me in bij een taalschool en vond al snel een baan in een callcenter. Niet bepaald mijn droombaan, maar ik hield mezelf voor dat het tijdelijk was en dat ik binnen een paar maanden een betere baan zou hebben. Maar vier jaar later zat ik er nog steeds, uitgeblust en met nul energie om naar een andere baan te zoeken. Niet dat het veel uitmaakte, want leuke en goedbetaalde banen zijn vrijwel niet te vinden in Spanje.
Toen kwam Covid. Van de ene op de andere dag moesten we thuiswerken. Ik hoorde overal om me heen geroddel dat we wegbezuinigd zouden worden en hoopte daar stiekem enorm op. Ik kon niet meer, maar had het lef niet om zelf ontslag te nemen. Na 6 maanden onzekerheid kwam het verlossende woord: 30% van de klantenservice werd wegbezuinigd, maar alleen in de “dure kantoren” in Nederland, Engeland en Duitsland. Als medewerkers in Spanje verdienden we aanzienlijk minder dan onze Nederlandse collega’s dus wij mochten blijven. Maar ik wist dat ik niet meer verder kon. Als ik niet wegbezuinigd werd, dan moest ik het zelf maar doen. Diezelfde dag nog nam ik vrijwillig ontslag.
Mijn start als Virtuele Assistent
Daar zat ik dan: in Spanje, zonder baan. Vacatures waren er nauwelijks en alles wat “remote” leek, bleek dat niet echt te zijn (denk: één keer per week samen op kantoor koffie drinken “voor de teamspirit”). Tot ik een coach sprak die zei: “Waarom word je geen VA?” Ik had er nog nooit van gehoord, maar werd nieuwsgierig. Na een paar korte cursussen besloot ik het gewoon te proberen.
Mijn eerste klus leverde me 10 euro op, voor een uur aan werk. Niet genoeg om van te leven, maar wel genoeg om ervaring op te doen en mijn eerste positieve reviews te krijgen. Een paar maanden later vond ik via een Facebookgroep mijn eerste vaste klant. Dat klikte meteen, en via haar aanbevelingen kwamen er al snel meer klanten bij. Drie maanden na mijn ontslag verdiende ik meer als VA dan in het callcenter.
Hoe bouw je carrière als VA zich op
Na bijna een jaar te werken als Klantenservice VA (het beantwoorden van emails voor klanten), besloot ik me te specialiseren tot Technische VA (het bouwen van o.a. websites en online systemen). In mijn tweede jaar als Technische VA deed ik mijn tarief omhoog naar 60 euro per uur en kon ik minder gaan werken. Ik werd steeds vaker benaderd door Nederlanders die wilden weten hoe ze ook in Spanje als VA aan de slag konden en begon met (gratis) advies geven.
In jaar 3 begon het gratis advies geven uit de hand te lopen. Ik was meer dan 10 uur per week bezig met het helpen van andere nieuwe VA’s. Ik besloot om mijn kennis in een cursus te gieten om zo meer mensen te kunnen helpen. Inmiddels doe ik dit vak al 5 jaar en inmiddels combineer ik het begeleiden van (startende) VA’s met mijn werk als Technische VA. Ik vind allebei ontzettend leuk om te doen en de combinatie geeft me veel afwisseling in mijn werk.
Wat doet een Virtuele Assistent eigenlijk voor taken?
Een VA ondersteunt kleine bedrijven op freelance basis met taken die online gedaan kunnen worden. Als VA werk je vrijwel altijd 100% remote en kies je dus zelf waar je werkt. De werkzaamheden verschillen per VA, maar dit zijn 10 veelvoorkomende taken:
● Beantwoorden van e-mails
● Agendabeheer en afspraken inplannen
● Social media posts inplannen en beheren
● Nieuwsbrieven versturen
● Reserveringen maken voor de klant
● Facturatie en administratie
● Notuleren
● Klantgegevens bijhouden
● Flyers / e-books in elkaar zetten
● Websites en online systemen inrichten
Je kiest zelf wat voor taken je wel of niet aanbiedt. Je kunt het simpel houden door alleen klantenservice via e-mail aan te bieden (hier heb je geen ervaring voor nodig), of je groeit door naar iets uitdagenders, zoals het bouwen en onderhouden van websites.
De belangrijkste vaardigheden van een VA
Overweeg je ook om als VA te starten, maar vraag je je af of je wel geschikt bent? Maak je geen zorgen, ik heb nog nooit een VA ontmoet die hier in het begin niet aan getwijfeld heeft!
Zelfsturing is de belangrijkste vaardigheid voor een Virtual Assistant. Je hebt als VA geen baas. Dat klinkt heerlijk (en is het ook!), maar je moet wel de discipline en het doorzettingsvermogen hebben om zelf actie te ondernemen. Je mag alle keuzes zelf maken (yes, vrijheid), maar daar staat wel een flinke dosis verantwoordelijkheid tegenover. Als jij niet in actie komt, gebeurt er niks.
Naast zelfsturing zijn dit de belangrijkste skills voor een VA:
● Betrouwbaarheid: zorg dat je afspraken nakomt
● Communicatie: wees duidelijk en professioneel met je klanten
● Leergierigheid: blijf jezelf ontwikkelen zodat jouw VA bedrijf kan groeien
● Tijdmanagement: maak je eigen planning en let goed op je werk / privé balans
● Initiatief: een echt goede VA kijkt altijd naar wat er nog meer gedaan of verbeterd kan worden
Hoeveel ervaring heb je nodig om te starten?
Ik spreek vaak mensen die zich laten tegenhouden door het idee dat ze geen ervaring hebben. Maar hoewel het werken als VA misschien nieuw voor ze is, hebben ze met veel dingen al ervaring vanuit loondienst. Dingen als: e-mails sturen, klanten te woord staan en afspraken inplannen hebben veel mensen in loondienst al eens gedaan. Zo waanzinnig anders is werken als VA niet. Je neemt meer ervaring mee uit eerdere banen dan je wellicht nu denkt.
Hoe vind je klanten als VA?
Als startende VA vind je vooral klanten via freelancer platformen en Facebookgroepen voor ondernemers. Voor de deelnemers aan mijn cursus “Zó word je VA” heb ik een lijstje gemaakt van de concrete plekken waar ik veel oproepjes van ondernemers voorbij zie komen die VA’s zoeken. Met de code workingremotely krijg je 20% korting op de prijs. Na aanmelding kun je meteen aan de slag hiermee!
Wat je hopelijk ook in mijn verhaal op is gevallen, is dat mijn eerste doorlopende klant direct nieuwe klanten opleverde, dankzij haar aanbevelingen. En dat “netwerkeffect” wordt steeds groter. Ik zoek zelf al dik 2 jaar niet meer actief naar klanten. Mijn netwerk is inmiddels zo groot dat mensen mij weten te vinden en ik niet meer zelf op zoek hoef. Het is dus zeker niet zo dat je als VA dag in, dag uit, jarenlang achter nieuwe samenwerkingen aan zit te vangen. Als het “klantenballetje” eenmaal rolt en je een goede naam voor jezelf hebt opgebouwd, wordt het vinden van nieuwe klanten een heel stuk simpeler.
VA in combinatie met ander werk
Een groot voordeel van werken als Virtuele Assistent is dat het ontzettend flexibel is. Een fulltime VA heeft meestal 5 – 8 doorlopende klanten. Als je parttime wilt werken, dan neem je dus gewoon heel simpel minder klanten aan. Veel VA’s bouwen hun bedrijf geleidelijk op, naast hun baan in loondienst. Ze beginnen met 1 of 2 uurtjes per week en groeien zo verder. Dat maakt starten als VA meteen een stuk minder spannend.
De vrijheid van online werken
Het mooiste wat ik uit het VA vak heb gehaald is de vrijheid om mijn werk en mijn tijd in te delen zoals ik dat wil. Het is nog steeds gewoon werk (laat je niet voor de gek houden door internetguru’s die claimen dat je met 4 uur werken per week 10.000 euro per maand gaat verdienen), maar het is wel werk op je eigen voorwaarden.
Het zijn vooral de kleine dingetjes die het gevoel van vrijheid geven.
Ik ga geen miljonair worden van mijn VA werk, maar het geeft me wel de vrijheid om vanuit het buitenland te werken. Of om mezelf een dinsdag vrij te geven, zodat ik niet op zaterdag door een bomvolle IKEA hoef te sjouwen. Of om een paar uurtjes later te beginnen omdat ik de avond ervoor een laat etentje had, zonder dat ik daarvoor toestemming van een baas hoef te vragen.
Wil jij ook aan de slag als VA?
Zit je dit te lezen en denk je, net als ik 5 jaar geleden “Dit is precies wat ik zoek, maar waar begin ik?”. Dan ben je van harte welkom om bij de online cursus Zó word je VA te doen. In de cursus neem ik je stap voor stap mee in hoe je als VA start, klanten vindt en je eigen bedrijf opbouwt. Zonder vaagheid en zonder loze beloftes, maar met praktische stappen die echt werken. Met de code workingremotely krijg je 20% korting op de prijs en bespaar je direct € 160! Na aanmelding kun je meteen aan de slag en heb jij binnen no-time je eigen VA bedrijf opgezet!
Meer inspiratie over mensen die online werken
beroepsavonturier reist al 9 jaar als digital nomad door Europa
